Chef.fe de projet événementiel - stage

Ce que tu feras Tu as l’opportunité de rejoindre l’équipe d’un projet ambitieux, en pleine croissance et d’avoir un impact significatif sur son développement. Tu travailleras en collaboration directe avec les responsables programmation et/ou logistiques de la Mad Jacques sur la coordination des événements.

Ce stage a une forte dimension terrain : tu seras présent.e sur au moins 6 événements de la saison 2024/25 (prévoir ~1 semaine de déplacement pour chaque événement), tu seras en moyenne 1 journée par semaine à l'entrepôt et tu pourras être amené à participer à des repérages.

Deux postes peuvent être envisagés selon les profils : un poste de chef.fe de projet évènementiel et un autre poste de chargé.e de programmation. Voici les missions correspondantes :

Chef.fe de projet évènementiel

• Sourcing prestataires événementiels (foodtrucks, scène, chapiteau, transports, sécurité, animations, etc.)

• Gestion des packs participants (dossards, stickers, etc.) et du matériel sur place

• Gestion des commandes de consommables (gaffer, serflex, film à palettes, etc.), de merchandising (écussons, gapettes, t-shirts, etc.) et d'investissements (barnums, sono, tipis, etc.)

• Aide à la préparation des plannings opérationnels du staff

• Coordination logistique plusieurs jours avant et plusieurs jours après chaque événement : chargement matériel, repérage parcours, montage villages arrivée, accueil staff, rangement, etc.

• Rôle de chef d'équipe pendant les événements

• Rangement et organisation de notre entrepôt situé à Saint-Denis (93)

• Participation au suivi budgétaire des événements : récupération de factures, constitution du bilan post-événement.

Et selon profil :

• Recrutement et animation d’un réseau de bénévoles de course

• Gestion de la solution technique Cashless sur l'ensemble des événements

Chargé.e de programmation

• Rechercher et contacter des intervenants et des artistes dans le cadre budgétaire imparti et en respectant le chemin de fer de programmation (horaires / espaces / animations types / partenaires associés)

• Échanger avec les acteurs locaux (Office de Tourisme, Parc Naturel Régionaux, villages…) pour trouver des intervenants locaux et mettre en avant le territoire.

• Contacter, convaincre et valider des producteurs et des artisans pour les “marché super”, un grand marché de pays qui clôture chaque aventure.

• Négocier, gérer et suivre les budgets, contrats et paiements des intervenants et artistes.

• En partenariat avec l’équipe comm, assurer la mise en valeur des intervenants, artistes et partenaires sur les différents supports Mad Jacques et la mise en valeur de la Mad Jacques par les intervenants, artistes et partenaires.

• Pendant les évènements : accueil des intervenants et soutien à la logistique de la programmation pendant le festival. Gestion de l’équipe programmation sur certains événements : accueil, hébergement et catering intervenants, liaison avec la logistique, relations avec les partenaires.

• Participation au suivi budgétaire des événements : suivi facturation et constitution du bilan post-événement.

4 bonnes raisons de rejoindre l'équipe Mad Jacques 1- Tu as toujours rêvé de participer au lancement des événements outdoors les plus dingues du marché; 2- Tu as envie d'apprendre pleinplein de trucs trèstrès vite et d'acquérir une vraie expertise sur les sujets de logistique évènementielle outdoor au contact de gens passionnés; 3- Tu veux profiter de l’environnement stimulant d’une boîte ambitieuse, en pleine croissance : formation intensive à ton arrivée, collaboration directe et management par une équipe dirigeante expérimentée. 4- L’idée de faire sortir de leurs corps un maximum d’être humains ne te déplaît pas;